Cara Menulis Surat-Surat Yang Sesuai untuk Tuan Rumah Anda

Menulis surat yang sesuai kepada tuan tanah anda tidak jauh berbeza dengan menulis surat jenis perniagaan yang lain. Surat-surat anda harus berkomunikasi, dengan cara yang sivil dan sopan, kebimbangan anda dan resolusi anda yang diharapkan. Surat yang ditulis dengan baik dapat memanjangkan cara menyelesaikan masalah yang mungkin anda miliki dengan tuan rumah anda dan bahkan dapat meningkatkan hubungan anda.

Komunikasi adalah aspek penting hubungan hubungan penyewa tuan tanah yang baik. Kredit: FotoMaximum / iStock / Getty Images

Siapkan Diri Anda untuk Menulis

Menulis surat penting kepada seseorang memerlukan penyediaan awal. Ini adalah benar jika anda mempunyai hubungan antagonis dengan tuan tanah anda, atau anda mengadu mengenai isu yang serius dan tidak dapat diselesaikan. Jangan menulis apabila anda marah. Tunggu sehingga anda tenang sebelum menulis. Sekiranya anda menulis mengenai isu yang diliputi dalam undang-undang sewa tanah atau penyewa anda, semak sebelum menulis. Surat anda akan lebih meyakinkan jika anda boleh menyebut undang-undang undang-undang atau klausa pajakan untuk mewajarkan permintaan anda.

Kenal pasti diri anda

Pastikan pemilik rumah anda tahu siapa dia mendengarnya dengan memasukkan nama dan alamat anda dalam surat anda. Jika anda berada di bangunan atau kompleks yang mempunyai nama, gunakan juga. Sekiranya anda mahukan tindak balas yang cepat dari tuan tanah anda, masukkan nombor telefon dan alamat e-mel anda dan biarkan tuan tanah anda tahu bila masa terbaik untuk menghubungi anda.

Nyatakan Perniagaan Anda dengan jelas

Jelaskan dengan jelas tujuan surat itu dan tindakan apa, jika ada, anda mahu pemilik rumah anda ambil. Jika anda meminta pembaikan, nyatakan ini dalam surat anda dan biarkan pemilik rumah anda tahu bila masa yang sesuai untuk menjadualkan lawatan penyelenggaraan. Jika anda memaklumkan tuan tanah yang anda tidak akan memperbaharui pajakan anda, jelaskan ini dalam beberapa ayat pertama, kemudian beritahu tuan rumah anda mengenai tarikh pindah dan alamat baru anda supaya dia tahu di mana untuk menghantar deposit anda.

Jadilah Sopan, Walaupun Anda Mengadu

Sangat mudah dikecewakan dengan tuan tanah yang mengabaikan permintaan berulang untuk pembaikan atau enggan berurusan dengan jiran yang bising. Namun, penting untuk bersikap sopan dan munasabah. Tuan tanah anda mungkin menganggap kekasaran atau sindiran sebagai alasan untuk mengabaikan surat anda atau tidak memperbaharui pajakan anda. Ambil pendekatan "hanya fakta" apabila menangani kebimbangan anda dan meminta resolusi.

Mengesahkan Surat Anda dan Mengesahkan Alamat

Kesalahan ejaan dan tanda baca merosakkan kredibiliti surat anda. Semak surat anda dan bacakannya dengan kuat untuk memastikan ia mengalir dengan baik. Tanya rakan atau ahli keluarga untuk membaca surat tersebut. Dia dapat melihat kesilapan yang anda rindukan dan memberi anda maklum balas mengenai kejelasan dan nada surat anda.

Pertimbangkan Menggunakan Mel Disahkan

Surat yang disahkan memberi anda bukti surat dan bukti penghantaran atau cubaan penghantaran. Mempunyai bukti komunikasi anda boleh membantu jika keadaan meningkat. Di sesetengah tempat, anda mesti menggunakan mel yang disahkan apabila menghantar jenis huruf tertentu kepada tuan tanah anda. Contohnya, di Maryland, penyewa mempunyai hak untuk hadir di pemeriksaan keluar tuan tanahnya jika dia memberitahu pemiliknya alamat barunya melalui surat diperakui 15 hari sebelum bergerak.