Cara Menulis Surat Pembatalan

Membatalkan kontrak pembelian atau perkhidmatan, langganan atau keahlian secara bertulis bukan sahaja bijak, tetapi juga mungkin diperlukan. Sebagai contoh, anda mesti menghantar surat pembatalan bertulis untuk kontrak yang dilindungi di bawah peraturan penyejukan Suruhanjaya Perdagangan Persekutuan. Sama ada wajib atau pilihan, surat perniagaan yang ditulis dengan baik jelas maksud anda dan melindungi hak undang-undang anda.

Tulis surat pembatalan menggunakan format surat perniagaan. Kredit: Karin Dreyer / Blend Images / Getty Images

Gunakan Format Surat Perniagaan

Aturkan surat seperti yang anda lakukan dengan surat-menyurat perniagaan. Sertakan alamat anda, tarikh, garis rujukan dan alamat penerima di atas salam. Elakkan menggunakan penghormatan generik seperti "Kepada Keprihatinan Kepada Mereka." Sekiranya anda tidak mempunyai nama, sama ada menghubungi syarikat atau merujuk jabatan itu dengan salam seperti "Pengurus Perhubungan Pelanggan yang dihormati." Perhatikan dalam surat bahawa anda termasuk dokumentasi sokongan dengan menambah garis penutupan di bawah penutupan di mana anda menyenaraikan nama setiap dokumen yang anda hantar dengan huruf itu. Gunakan pemeriksa ejaan dan baca semula surat dengan teliti untuk memastikan ia tepat dan bebas daripada ralat.

Kekalkan Fakta

Jadilah sopan tetapi tegas apabila membuat permintaan pembatalan. Walaupun anda boleh memberikan alasan, FTC mengatakan ini tidak pernah menjadi syarat untuk pembatalan. Sekiranya anda memberi sebab, jangan mengkritik atau menghina syarikat. Sebaliknya, angkat nada objektif dan profesional dan berpegang pada fakta. Sertakan tindakan yang anda harapkan syarikat mengambil setelah menerima surat, seperti menghentikan bank bulanan automatik atau pembayaran kredit. Sebagai contoh, buat permintaan seperti "Surat ini adalah untuk memaklumkan kepada anda bahawa saya membatalkan kontrak saya berkuatkuasa 20 Januari 2015. Saya menjangkakan bahawa anda tidak akan membuat caj lanjut ke kad kredit saya."

Maklumat Diperlukan Bekalan

Termasuk sebarang maklumat seperti akaun atau nombor fail yang mungkin diperlukan oleh syarikat untuk mengenal pasti anda atau akaun anda. Lampirkan cek untuk bayaran penuh jika anda mempunyai baki tertunggak. Jika pembatalan sebaliknya akan menghasilkan bayaran balik, nyatakan bahawa anda menjangkakan pengembalian dana dalam masa tertentu dan menentukan amaun tersebut. Jika tidak, sertakan pernyataan seperti "Saya menjangkakan bayaran balik sepenuhnya dalam masa 30 hari." Pastikan anda juga meminta pengesahan pembatalan bertulis melalui surat pengembalian.

Termasuk Dokumentasi Sokongan

Melindungi hak undang-undang anda dengan dokumentasi sokongan yang mengesahkan pembelian dan hak anda untuk membatalkannya. Sebagai contoh, masukkan salinan kontrak di mana anda menyerlahkan hak anda untuk membatalkan dan resit atau salinan cek yang ditagih. Sebagai perlindungan terakhir, FTC mengesyorkan menghantar surat pembatalan melalui surat yang diperakui dengan resit pulangan.