Cara Menukar 1099 ke W2

Sepanjang hubungan pekerja dengan majikan, pengkelasan semula status cukai mungkin diperlukan. Selalunya, perniagaan akan mengupah pekerja secara kontrak. Jika hubungan menjadi biasa dan berterusan, perniagaan mungkin perlu menukar pekerja dari kontraktor bebas kepada pekerja yang bergaji. Kegagalan untuk mengklasifikasikan pekerja sebagai pekerja sebagai pekerja dan membayar cukai gaji yang diperlukan boleh menyebabkan syarikat dikenakan penalti. Apabila penukaran berlaku, majikan dan pekerja mempunyai tanggungjawab tertentu.

Perniagaan menggunakan borang cukai standard untuk mematuhi keperluan pelaporan.

Langkah

Mengkaji garis panduan Perkhidmatan Hasil Dalaman mengenai apabila pekerja harus diperlakukan sebagai pekerja dan bukan kontraktor bebas (lihat Sumber 1). Kenal pasti semua kontraktor yang bekerja untuk anda yang akan menerima 1099 pada akhir tahun cukai dan perlu ditukar kepada W-2 di bawah garis panduan yang sama.

Langkah

Beritahu kontraktor secara bertulis tentang keperluan segera untuk menukarnya kepada pekerja dan maklumat pengenalan apa yang anda perlukan untuk mempengaruhi perubahan ini. Dokumen tarikh dan masa rekod ini dihasilkan dalam fail pekerja. Gunakan resit mel yang disahkan dengan bayaran pos yang mencukupi jika anda menghantar notis melalui mel permukaan. Simpan resit yang dicap oleh Perkhidmatan Pos A.S. dalam rekod anda sebagai "bukti surat pengesahan" anda.

Langkah

Sediakan fail pekerja baru dalam pangkalan data pekerja dan sistem rekod anda. Klasifikasi kontraktor yang sedang ditukar sama ada gaji, pengecualian gaji atau tidak dikecualikan setiap jam, berdasarkan kerja yang terlibat dan tingkat tanggung jawab yang akan dimiliki oleh pekerja. Gunakan komputer dan akses Internet anda untuk mengkaji semula garis panduan Jabatan Buruh A.S. berdasarkan Akta Piawaian Buruh yang Adil (lihat Sumber 2).

Langkah

Mengadakan jadual gaji yang sepadan dengan jenis klasifikasi pekerja biasa yang akan menjadi kontraktor. Menetapkan pencetus untuk pembayaran lebih masa selepas 40 jam kerja seminggu jika pekerja baru menjadi pekerja setiap jam.

Langkah

Memerlukan pekerja baru untuk melengkapkan borang W-4 yang menyediakan pengecualian maklumat dan pengecualian cukai individu untuk dikira semasa menentukan cukai pegangan gaji. Masukkan pekerja baru ke dalam pangkalan data pekerja anda dan sistem timekeeping yang diperlukan.

Langkah

Menjana borang W-2 yang telah siap untuk pekerja baru sebelum 31 Jan untuk gaji laporan tahun terdahulu, cukai ditahan dan maklumat lain yang diperlukan dalam bentuk. Hantar empat salinan kepada pekerja untuk pelbagai keperluan pemfailan cukai. Simpan satu salinan untuk rekod perniagaan anda sendiri dan hantar satu salinan kepada Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri dan pihak berkuasa cukai negeri atau perbandaran, jika berkenaan.