Implikasi Cukai Perbelanjaan Perbelanjaan Melalui Penggajian

Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri membolehkan majikan membayar balik pekerja untuk perbelanjaan perniagaan yang dikenakan ke atas pekerjaan tersebut. Di bawah pelan akauntabiliti, pembayaran balik perbelanjaan ini adalah bebas cukai kepada pekerja. Jika ia merupakan pelan yang tidak bertanggungjawab, pembayaran dianggap sebagai upah. Sekiranya bayaran balik dikeluarkan melalui gaji, ini bermakna mereka adalah sebahagian daripada pelan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan dan pekerja akan membayar cukai ke atas pembayaran balik.

Manusia dalam pemilihan gas kredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Perbelanjaan Perniagaan Pekerja

Sebagai wakil syarikat, pekerja cenderung menanggung perbelanjaan perniagaan semasa bekerja. Memandu untuk bertemu pelanggan, mengambil beberapa bekalan pejabat atau mengambil pelanggan untuk makan tengah hari adalah semua perbelanjaan perniagaan yang boleh dibayar balik oleh majikan. Untuk mendokumen dan mewajarkan perbelanjaan, pekerja perlu menyimpan salinan resit apabila membuat pembelian perniagaan. IRS membolehkan majikan membayar balik pekerja dengan batu untuk perjalanan kereta, jadi pekerja boleh menyimpan log perjalanan perniagaan yang terperinci daripada menyimpan resit gas.

Pelan Bertanggungjawab dan Tidak Bertanggungjawab

Apabila majikan membayar balik pekerja untuk perbelanjaan kerja, mereka berbuat demikian di bawah satu pelan bertanggungjawab atau pelan tidak bertanggungjawab. Pelan bertanggungjawab adalah salah satu di mana pekerja memberikan dokumentasi perbelanjaan yang tepat pada masanya dan mengembalikan apa-apa pembayaran balik yang berlebihan. Majikan mengesahkan perbelanjaan mempunyai sambungan perniagaan dan menyimpan salinan dokumentasi. Di bawah pelan akauntabiliti, belanja perbelanjaan bukanlah pendapatan. Sebaliknya, ia merupakan pembayaran balik perbelanjaan yang tidak dikenakan cukai kepada pekerja.

Mengeluarkan Cek di bawah Pelan Bertanggungjawab

Jika anda mempunyai pelan yang bertanggungjawab, perbelanjaan pembayaran tidak boleh diproses melalui daftar gaji. Sebaliknya, mintalah pekerja untuk mengumpul dokumentasi secara berkala dan kemudian mengeluarkan cek pembayaran balik perbelanjaan. Bayaran ini hendaklah direkodkan sebagai perbelanjaan syarikat. Sebagai contoh, jika anda memotong pekerja untuk membuat pembayaran penggantian perbatuan sebanyak $ 50, $ 50 itu perlu direkodkan sebagai perbelanjaan perbatuan. Syarikat anda akan dapat menghapuskan perbelanjaan ini untuk pulangan cukai perniagaannya, oleh itu mengekalkan salinan borang perbatuan dan resit untuk menyokong perbelanjaan tersebut.

Pemprosesan Payroll untuk Pelan Tidak Bertanggungjawab

Jika majikan tidak mematuhi peraturan pelan bertanggungjawab, ia beroperasi di bawah pelan yang tidak dapat diakui. Kadang-kadang majikan sengaja melaksanakan rancangan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan untuk meminimumkan penyimpanan rekod. Sebagai contoh, syarikat boleh memilih untuk memberi pekerja $ 500 setiap satu untuk menampung perbelanjaan makanan dan perbatuan untuk latihan perniagaan tahunan dan tidak memerlukan resit. Dalam kes ini, bayaran balik perbelanjaan sebenarnya dianggap upah dan pekerja akan membayar cukai ke atasnya.

Memandangkan ini dianggap sebagai upah, pembayaran ganti rugi di bawah pelan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan hendaklah diproses melalui gaji. Dengan cara itu, majikan boleh menahan cukai persekutuan, negeri dan gaji. Pada akhir tahun, pembayaran ganti rugi akan dilaporkan sebagai upah dalam Borang W-2 pekerja.